Ca orice cheltuială efectuată de un angajator cu salariații, și cheltuielile cu teambuilding au nevoie de o analiză atentă pentru a le încadra corect din punct de vedere fiscal.
Activitățile de teambuilding sunt activități specifice desfășurate fie în mediul de lucru fie în afara acestuia, cu scopul de a consolida relațiile dintre membrii unei echipe și de a promova colaborarea, comunicarea eficientă și spiritul de echipă. Aceste activități încurajează participanții să lucreze împreună, să-și dezvolte abilitățile de lucru în echipă și să își creeze relații mai puternice și mai productive.
Activitățile de teambuilding pot fi de diferite tipologii, iar alegerea lor depinde de obiectivele specifice ale echipei și de mediul în care aceasta operează. De asemenea, există angajatori care organizează astfel de activități doar o dată pe an, de obicei într-un moment special cum ar fi aniversarea companiei sau finalul anului fiscal. Alți angajatori pot alege să organizeze activități de teambuilding de mai multe ori, fie în mod regulat, fie în momente cheie precum începutul unui nou proiect sau integrarea unor noi membri în echipă.
De asemenea, nu toate companiile organizează activități formale de teambuilding. Unele organizații pot prefera abordări mai informale, cum ar fi ieșiri la masă, petreceri sau activități recreative, care încurajează interacțiunea socială și relațiile interpersonale între colegi, chiar dacă nu sunt strict definite ca activități de teambuilding.
Pentru a clarifica și reglementa corect tratamentul fiscal aplicabil pentru cheltuielile cu teambuilding, este necesar ca angajatorii să răspundă la întrebarea cheie “care este scopul organizării teambuilding-ului?” și să se ia în considerare regimul fiscal aplicabil în fiecare caz specific.
Astfel, în funcție de scopul activităților de teambuilding, ne vom putea încadra pe următoarele scenarii din perspectiva tratamentului fiscal:
1. Pregătirea profesională și perfecționarea angajaților
Dacă teambuilding-ul are scopul de a oferi angajaților un program de pregătire profesională și perfecționare, cheltuielile aferente serviciilor de instruire pot fi considerate avantaje neimpozabile la nivelul salariaților. Acest tratament de exceptare de la impozitare (ca avantaj salarial) este permis în baza prevederilor de la art. 76 alin. (4) lit. p) din Legea nr. 227/2015 privind Codul Fiscal.
De asemenea, aceleași cheltuieli pot fi considerate deductibile la calculul impozitului pe profit în condițiile în care sunt efectuate în scopul pregătirii profesionale a angajaților. În ceea ce privește TVA, aceasta poate fi dedusă în măsura în care achizițiile sunt destinate utilizării în activități taxabile și putem considera că există o justificare clară în acest caz.
IMPORTANT: Pentru a putea justifica deductibilitatea cheltuielilor cu aceste servicii, compania ar trebui să prezinte documente cum ar fi: contracte, rapoarte și procese verbale care atestă necesitatea, desfășurarea și beneficiile trainingului pentru dezvoltarea profesională a angajaților care participă la program.
2. Activități recreative și de socializare, cu scopul consolidării relațiilor dintre angajați
Dacă teambuilding-ul are doar scopul de a oferi activități recreative și de socializare între membrii echipei, atunci tratamentul fiscal se schimbă și el.
Mai exact, cheltuielile cu teambuilding nu mai pot fi exceptate de la impozitare la nivelul angajaților. Ele vor fi astfel considerate avantaje în natură impozabile pentru angajați și vor trebui să fie astfel luate în considerare în calculul impozitului pe venit, al contribuțiilor sociale (CAS) și al contribuțiilor de asigurări sociale de sănătate (CASS).
Totuși, în această situație, cheltuielile vor deveni deductibile la calculul impozitului pe profit, având în vedere că sunt încadrate ca o cheltuială salarială. TVA nu este deductibilă, decât în cazul în care activitatea este legată de dezvoltarea profesională a angajaților.
În cazul în care teambuilding-ul are un scop mixt (conține și un program de perfecționare a salariaților, dar și activități de socializare), atunci cel mai util ar fi în primul rând să se delimiteze clar cele două componente. În felul acesta, cheltuielile aferente programului de perfecționare vor putea fi justificate mai ușor și încadrate ca exceptate de la impozitare la nivelul salariaților și în același timp deductibile din perspectiva impozitului pe profit.
De asemenea, pentru a evita problemele cu autoritățile fiscale, este important să se respecte cerințele și condițiile prevăzute de Ordinul MFP nr. 2634/2015 cu privire la documentația necesară pentru a justifica cheltuielile și tratamentul fiscal. Documentele relevante ar trebui să conțină informații clare despre emitent și beneficiar, precum și despre necesitatea și desfășurarea activităților de teambuilding.
Astfel, ar fi recomandat ca organizarea activităților de teambuilding să fie incluse în documente interne emise de companie, precum decizii ori corespondență internă, și să fie clar definite aspectele legate de numărul de zile, decontările, lista de participanți, scopurile și alte aspecte relevante.
