În lumea antreprenoriatului, forma de organizare ca persoană fizică autorizată (PFA) reprezintă una dintre cele mai populare și flexibile forme pentru prestarea de activități economice. Cu toate acestea, există numeroase criterii și reglementări în legislația românească pe care un PFA trebuie să le îndeplinească pentru a funcționa în mod corespunzător și legal. Unul dintre cele mai discutate subiecte în acest domeniu se referă la criteriile de independență pe care un PFA trebuie să le respecte.
A înțelege aceste criterii și modul în care acestea sunt interpretate în practică de autorități este esențial pentru funcționarea eficientă și evitarea complicațiilor legale. În cadrul acestui articol, vom explora detaliat criteriile de independență stabilite pentru PFA-uri și vom oferi perspective asupra modului în care acestea sunt aplicate.
Potrivit prevederilor Codului Fiscal, o activitate independentă este definită ca orice activitate desfășurată de către o persoană fizică în scopul obținerii de venituri, care îndeplinește cel puțin patru din următoarele șapte criterii:
- persoana fizică dispune de libertatea de alegere a locului și a modului de desfășurare a activității, precum și a programului de lucru;
- persoana fizică dispune de libertatea de a desfășura activitatea pentru mai mulți clienți;
- riscurile inerente activității sunt asumate de către persoana fizică ce desfășoară activitatea;
- activitatea se realizează prin utilizarea patrimoniului persoanei fizice care o defășoară;
- activitatea se realizează de persoana fizică prin utilizarea capacității intelectuale și/sau a prestației fizice a acesteia, în funcție de specificul activității;
- persoana fizică face parte dintr-un corp profesional cu rol de reprezentare, reglementare și supraveghere potrivit actelor normative speciale care reglementează exercitarea profesiei respective;
- persoana fizică dispune de libertatea de a desfășura activitatea direct, cu personal angajat sau prin colaborare cu terțe persoane în condițiile legii.
Vom analiza mai jos la modul general interpretarea dată de legiuitor criteriilor de independență și măsura în care criteriile de independență din Codul fiscal se îndeplinesc pentru activitățile desfășurate de un colaborator persoană fizică.
1. Persoana fizică dispune de libertatea de alegere a locului și a modului de desfășurare a activității, precum și a programului de lucru
Conform normei date în aplicarea acestui criteriu, acesta se consideră îndeplinit dacă toate cele trei componente sunt îndeplinite cumulativ (adică ar trebui ca persoana fizică să aibă libertatea să-și aleagă locul, modul în care își desfășoară activitatea și programul de lucru). Bineînțeles, în practică părțile pot agrea data, locul și programul de lucru în funcție de tipul activităților desfășurate.
Legat de modul de desfășurare a activităților, în interpretarea Codului fiscal, transmiterea de instrucțiuni de către beneficiarul de servicii către persoanele fizice într-o manieră similară celei folosite pentru angajați poate genera o relație de subordonare. În acest fel, persoana fizică va fi privată de libertatea de a alege resurse pentru prestarea activităților, modul în care sarcinile beneficiarilor sunt îndeplinite și poate genera un nivel de control al beneficiarului care nu se referă la livrabilul finalizat de persoana fizică, ci mai degrabă la modul în care activitatea este desfășurată.
Astfel, orice reguli impuse de beneficiar persoanelor fizice (inclusiv, dar fără a se limita la, reguli aplicabile angajaților beneficiarului), pentru modul de desfășurare a activității indică faptul că părțile sunt implicate într-o relație de dependență.
În ceea ce privește locul de desfășurare a activității, de multe ori în practică prestatorul persoană fizică are libertatea să aleagă sediul beneficiarului ca loc de unde prestează activitățile (eventual online). Totuși, contractul prevede în multe situații că această libertate este oarecum restricționată de respectarea standardelor stabilite de beneficiar. Prin urmare, atâta timp cât în realitate beneficiarul nu impune prestatorului să se prezinte într-un anumit sediu al societății, putem considera că de principiu acesta din urmă dispune de libertatea de a-și alege locul de desfășurare a activității.
2. Persoana fizică dispune de libertatea de a desfășura activitatea pentru mai mulți clienți
Conform normelor metodologice ale Codului fiscal, acest criteriu este îndeplinit chiar dacă persoana fizică desfășoară activități doar pentru un singur client, atâta timp cât o clauză de neconcurență nu este menționată în contract.
De multe ori în practică prestatorii persoane fizice nu pot lucra și pentru alți potențiali clienți care activează în același domeniu. În multe situații acest lucru este interzis explicit cu privire la prestarea acelorași servicii și companiilor concurente din piață. Acest fapt poate fi menționat și în contractul dintre părți. În astfel de situații putem concluziona că acest criteriu nu este îndeplinit în ce privește independența persoanei fizice.
3. Riscurile inerente activității sunt asumate de către persoana fizică ce desfășoară activitatea
Pentru acest criteriu, Normele metodologice ale Codului fiscal prevăd că riscurile asumate de persoana fizică pot fi de natură profesională sau economică (cum ar fi imposibilitatea respectării termenelor limită, deteriorarea situației financiare, etc.).
În practică, riscurile pe care și le asumă cel mai frecvent un PFA în prestarea de servicii în mod independent sunt după cum urmează:
- riscul financiar de a nu încasa onorarii suficiente pentru bugetul personal, din cauza unor motive cum ar fi: nereușita în fidelizarea clienților pentru beneficiar, incompatibilitatea cu cerințele anumitor servicii (e.g., cunoștințe medii de limba engleză), inadaptabilitatea la un anumit mediu de lucru;
- riscul reputațional (privind calitatea servicilor prestate);
- riscul economic de a plăti daune către beneficiarul serviciilor, în cazul în care cauzează anumite prejudicii acestuia din urmă sau divulgă informații confidențiale unor terți;
- riscul profesional de a repara eventuale prejudicii aduse beneficiarului pentru modul de realizare a serviciilor;
- riscul neacceptării anumitor servicii de către beneficiar (dacă nu îndeplinesc criterii de calitate) și riscul rezilierii contractului dacă beneficiarul întârzie prestarea activității sau o prestează necorespunzător.
În funcție de situație, pot fi aplicabile și alte riscuri economice.
Având în vedere cele de mai sus, considerăm că atât timp cât prestatorul își asumă astfel de riscuri în practică, acest criteriu ar trebui să fie îndeplinit.
4. Activitatea se realizează prin utilizarea patrimoniului persoanei fizice care o desfășoară
Acest criteriu se referă la faptul că persoanele fizice care prestează activități independente trebuie să folosească predominant resursele proprii. Ca exemplu, un PFA care prestează activități de marketing online ar trebui să utilizeze predominant echipamentul din patrimoniul personal (cum ar fi: laptop, telefon, mediu de internet, birou, etc.).
Dacă o parte din baza materială este pusă la dispoziția prestatorului de către client, atunci se impune o analiză mai amănunțită. Aceasta ar trebui să determine dacă, în condițiile date, persoana fizică utilizează cu predominanță resursele din patrimoniul personal ori dacă în munca livrată se bazează predominant pe utilizarea resurselor clientului.
5. Activitatea se realizează de persoana fizică prin utilizarea capacității intelectuale și/sau a prestației fizice a acesteia (în funcție de specificul activității)
Dintre toate criteriile de independență aplicabile PFA-urilor, de principiu considerăm că acest criteriu ar trebui să fie îndeplinit în mod automat, întrucât legiuitorul nu face nicio distincție între cum activitățile ar fi desfășurate într-un mod independent în opoziție cu activitățile prestate dependent. În ambele cazuri, este suficient de clar faptul că activitățile pot fi prestate de persoanele fizice prin utilizarea propriei capacități intelectuale și/sau fizice.
Așadar, în practică considerăm că există un risc destul de redus ca autoritățile să considere acest criteriu neîndeplinit.
6. Persoana fizică face parte dintr-un corp profesional cu rol de reprezentare, reglementare și supraveghere potrivit actelor normative speciale care reglementează exercitarea profesiei respective
Acest criteriu face referire la persoanele fizice care desfășoară activități în baza unor legi specifie ocupației lor (cum ar fi avocați, notari, executori judecătorești, traducători autorizați, medici, magistrați, etc.). Astfel, îndeplinirea acestui criteriu nu poate fi pusă în discuție în cazul acelor persoane fizice care nu fac parte dintr-un astfel de corp profesional cu rol de reprezentare.
7. Persoana fizică dispune de libertatea de a desfășura activitatea direct, cu personal angajat sau prin colaborare cu terțe persoane, în condițiile legii
Acest criteriu este legat de posibilitatea ca persoana fizică să-și poată desfășura activitățile pentru beneficiar în colaborare cu personal angajat sau cu alte terțe persoane (spre exemplu, prin colaborare cu o persoană fizică autorizată).
În majoritatea cazurilor, îndeplinirea acestui criteriu se poate verifica prin analizarea clauzelor contractuale. Mai precis, acolo unde există anumite clauze care interzic în mod expres prestarea serviciilor agreate prin colaborare cu terți ori prin angajați proprii, se poate concluziona direct că acest criteriu nu se îndeplinește.
Dar astfel de clauze nu sunt întotdeauna incluse în contractul dintre părți. De multe ori în practică există doar o regulă nescrisă care interzice persoanei fizice să furnizeze serviciile prin intermediul altor persoane.
Chiar dacă acest aranjament este agreat contractual, dar se demonstrează că în practică părțile îl aplică, considerăm că acest criteriu nu este îndeplinit.
Ca o concluzie, companiile care contractează persoane fizice pentru livrarea de servicii ar trebui să înțeleagă că pentru astfel de situații criteriile de independență nu sunt doar simple reguli pe hârtie. Acestea reprezintă repere esențiale care garantează operarea în limitele legii și menținerea unei reputații pozitive în afaceri.
În baza celor de mai sus, sperăm că veți avea o viziune mai clară asupra acestor criterii și a modului în care acestea ar trebui să se reflecte în activitatea de zi cu zi a unui PFA.
