Din 2023, se reduce perioada de arhivare a statelor de salarii

obligația arhivării statelor de salarii

Conform unei legi adoptate de Parlament și publicată în Monitorul Oficial încă din 4 iulie 2022 (Legea 195/2022), obligația arhivării statelor de salarii emise de angajatori va fi semnificativ modificată.

Mai exact, cu condiția îndeplinirii anumitor criterii, perioada pentru care angajatorii vor avea obligația de păstrare în arhivă a statelor de salarii va fi redusă la o perioadă de 5 ani. În prezent, această obligație se aplică pentru o perioadă de 50 de ani.

Prevederile Legii 195/2022 au introdus o excepție la regula generală prevăzută de Legea contabilității (Legea 82/1991). Conform acestora, perioada de 5 ani va fi o excepție de la regula generală de arhivare, aplicându-se doar cu condiția ca angajatorul să îndeplinească obligația de depunere a anumitor declarații fiscale.

Astfel, începând cu 1 ianuarie 2023, angajatorii vor avea obligația arhivării statelor de salarii doar pentru o perioadă de 5 ani, cu condiția ca angajatorul să depună, pentru veniturile salariale în cauză, declarația informativă privind impozitul reținut la sursă pe beneficiari de venit (adică formularul 205) sau declarația privind obligațiile de plată a contribuțiilor sociale, impozitului pe venit și evidența nominală a persoanelor asigurate (formularul 112).

Textul legii prevede următoarele: „Începând cu data de 1 ianuarie 2023, statele de salarii pentru care angajatorul are o declarație informativă privind impozitul reținut la sursă, pe beneficiari de venit, conform prevederilor legale sau pentru care angajatorul are obligația legală de a depune declarația privind obligațiile de plată a contribuțiilor sociale, impozitului pe venit și evidența nominală a persoanelor asigurate, la Agenția Națională de Administrare Fiscală, se păstrează timp de 5 ani”.

Inițial, legea contabilității prevedea, în cadrul articolului 25, că registrele de contabilitate obligatorii și documentele justificative care stau la baza înregistrărilor în contabilitatea financiară se păstrează în arhiva societăților timp de zece ani, cu începere de la data încheierii exercițiului financiar în cursul căruia au fost întocmite. Totuși, în cazul statelor de salarii, legea prevedea această perioadă extinsă de păstrare de 50 de ani.

Important de avut în vedere că noul termen de arhivare a statelor de salarii se aplică începând cu statele aferente lunii ianuarie 2023.

Noua regulă de arhivare nu se aplică și dosarelor personale ale salariaților

Având în vedere că modificarea acestui termen nu a fost aplicată și termenului de arhivare pentru dosarele personale ale angajaților (prevăzut de Hotărârea Guvernului 905/2017), care este în mod direct legat de termenul arhivării statelor de salarii, se pune întrebarea legitimă dacă termenul de 5 ani aplicabil statelor se va aplica și arhivării dosarelor personale ale salariaților?

Având în vedere că modificarea introdusă prin Legea 195/2022 se referă strict la “statele de salarii” (vezi textul legii redat mai sus) și că HG 905/2017 doar face trimitere la regula arhivării statelor de salarii de la articolul 25 din Legea contabilității, fără să specifice termenul respectiv, interpretarea noastră este că termenul de 50 de ani va rămâne aplicabil dosarelor personale ale salariaților.

Prin urmare, chiar dacă statele de salarii vor avea un nou termen de arhivare de 5 ani începând cu 1 ianuarie 2023, angajatorii vor trebui să respecte în continuare termenul de 50 de ani pentru păstrarea dosarelor personale.

Opinia Arhivelor Naționale pe acest subiect

De altfel, pentru a întării interpretarea de mai sus, Arhivele Naționale au emis o clarificare pe acest subiect al arhivării dosarelor personale. Astfel, în comunicarea emisă de Arhivele Naționale se precizează că dosarele personale trebuie păstrate în continuare timp de 50 de ani. Redăm mai jos fragmentul relevant din textul emis de această autoritate

„(…) intentia legiuitorului, prin completarea Legii contabilității nr. 82/1991, a fost de a se înlocui obligația privind arhivarea documentelor financiar-contabile ale unei societăți de la 50 ani cu o perioadă de cinci ani, nu a dosarelor de personal”.

Ce este un stat de salarii, pe scurt

Un stat de salarii este un document sau un raport care conține informații detaliate despre salariile și alte compensații acordate angajaților unei companii sau organizații. Acest document este utilizat de departamentul de resurse umane pentru a gestiona și monitoriza plata salariilor în cadrul organizației.

Un stat de salarii tipic cuprinde următoarele informații: numele angajaților, perioada de plată (de obicei lunară), numărul de ore lucrate de fiecare angajat, salariul de bază al fiecărui salariat, alte beneficii precum: tichete de masă, asigurările de sănătate sau abonamente medicale, etc., deduceri personale, sumele reținute sub formă de impozit și contribuții sociale și netul de plată.

Statul de salarii este un instrument esențial pentru a asigura precizia și transparența procesului de plată a salariilor în cadrul unei organizații. Acesta poate fi utilizat și ca referință pentru a răspunde la întrebări sau solicitări ale angajaților legate de plata salariilor lor.

Mai multe despre:

Share:

Înscrie-te la newsletterul nostru