Home » Externalizarea unei funcții a afacerii tale – 3 indicii pentru momentul oportun

Externalizarea unei funcții a afacerii tale – 3 indicii pentru momentul oportun

Dacă te gândești că externalizarea unei funcții a afacerii tale poate reprezenta o cheltuială mare pe care nu ți-o permiți, s-ar putea să te înșeli. Pe termen lung, decizia de a nu externaliza acea funcție s-ar putea să te coste de cel puțin două ori pe-atât.

Atâta timp cât poți identifica semnele potrivite, decizia de a externaliza anumite activități poate fi una dintre cele mai bune modalități de accelerare a creșterii unei afaceri.

Indiferent de formula pe care o aplici în construirea unei organizații de succes, de multe ori gestionarea acelei organizații înseamnă să-ți asumi o mulțime de responsabilități necunoscute, precum marketing, vânzări, payroll, revizuire contracte, sau altele. A ști ce sarcini și responsabilități să externalizezi la momentul potrivit ar putea fi secretul succesului tău.

Ți-e dificil să-ți imaginezi care ar putea fi beneficiile externalizării? Hai să le trecem în revistă.

Beneficiile externalizării

La început, externalizarea unei funcții a afacerii tale poate da impresia că nu se concretizează în nimic altceva decât o cheltuială suplimentară și poate un volum de muncă în plus pentru tine. Într-adevăr, acest lucru se poate întâmpla de multe ori, mai ales când vorbim de o nouă abordare. La urma urmei, procesul de externalizare implică să-ți aloci timp pentru a explica altcuiva care sunt obiectivele activității externalizate.

Cu toate acestea, întotdeauna există mai multe beneficii ale externalizării, iar pe cele mai multe dintre ele nu le vei simți imediat.

Iată câteva exemple de astfel de beneficii:

Externalizarea economisește timp: pe termen lung îți poate elibera din orele în care te poți ocupa de ariile de interes major pentru creșterea afacerii. Acele arii care sunt mult mai important de gestionat de către tine în mod direct. Acele arii în care numai tu, cu experiența și din poziția ta specifică, poți avea contribuții unice pentru creșterea organizației;
Reduce complexitatea organizației și o eficientizează: pe măsură ce transferi sarcinile către profesioniști externi (și de cele mai multe ori cu expertiză mai mare în acea arie), reduci și complexitatea organizației tale. Aceasta poate include reducerea volumului de muncă în procese precum: recrutare de oameni noi, payroll, traininguri, ori în alte activități pe care firma ta le gestionează intern;
Îți oferă acces la mai multă expertiză: externalizarea înseamnă că beneficiezi de experiența, pregătirea profesională și cunoștințele cuiva care se ocupă doar de domeniul externalizat. Nu trebuie să devii un expert în fiecare domeniu al afacerii tale;
Reduce costurile: atât economisirea timpului, cât și reducerea greșelilor (prin externalizare către profesioniști), dar și utilizarea mai eficientă a expertizei echipei tale în zone importante, toate acestea vor contribui la o reducere semnificativă de costuri pe termen lung. Rezultatele vor veni cu siguranță atunci când externalizarea este bine făcută.

Cu toate acestea, trebuie să țineți cont în același timp că externalizarea nu este o soluție potrivită pentru absolut toate situațiile. Ea este un instrument valoros totuși, mai ales atunci când pe lista ta de sarcini se adună toate acele lucruri care nu-ți dau voie să te ocupi de partea strategică a business-ului.

Care sunt indiciile că este momentul oportun pentru externalizare?

Deși externalizarea poate avea multe beneficii, ar putea avea, de asemenea, un impact negativ dacă este prea scumpă sau dacă nu este bine făcută. Dacă, spre exemplu, începi să externalizezi activitățile greșite sau dacă furnizorii nu dau dovadă de suficient profesionalism, rezultatele nu vor fi dintre cele mai bune.

Deci, cum și când alegi să externalizezi? Iată trei indicii clare care îți arată că ai nevoie să apelezi la ajutor extern:

1. Nu ai timp să te ocupi de strategia de creștere a firmei

Poate de multe ori crezi că a te ocupa de strategia firmei este un lux pe care puțini și-l permit. Mai ales atunci când te ții ocupat încontinuu cu treburile de zi cu zi. În zilele pline, e ușor să scapi din vedere că ar trebui să te mai ocupi și de creație sau inovație, nu-i așa?

Dar acest lucru se întâmplă tocmai atunci când te lași dus de val și prins în activități diverse, de care nu ar trebui să te ocupi tu. Îți vin acum în minte zilele acelea pline în care nu făceai nimic altceva decât să pui în ordine facturile și bonurile fiscale pentru contabilă?

Studiile arată că proprietarii de afaceri mici și mijlocii petrec în medie peste 18 ore pe lună cu activități care nu includ absolut deloc strategii de creștere. Și asta nu este tot. Doar unul din patru proprietari de afaceri cred că îndeplinesc în mod corect aceste activități “auxiliare” care îi țin ocupați.

Cu alte cuvinte, își petrec aproape jumătate din timpul de lucru făcând orice altceva decât activități de creație sau de creștere a afacerii, și tot nu sunt mulțumiți de ceea ce fac.

Prin urmare, dacă nu ai făcut-o până acum, ar fi bine să te întrebi serios cât timp obișnuiești să-ți aloci în realitate pe săptămână pentru elaborarea strategiilor de business. Dacă ajungi la concluzia că de fapt nu reușești să faci asta din cauza altor activități care te țin ocupat, acesta poate fi un semn important că trebuie să externalizezi unele dintre activități.

2. Afacerea ta este pe val

Dacă compania ta are succes, cu siguranță va crește rapid. Este o realitate implicită a succesului unei afaceri. Pe măsură ce te străduiești din ce în ce mai mult să-ți duci afacerea la următorul nivel, este probabil să experimentezi perioade de creștere și mai rapidă.

Acestea sunt perioade minunate, dar pot fi și stresante dacă nu știi cum să le gestionezi. Dacă afacerea ta crește rapid, e posibil să te simți din ce în ce mai stresat și alergat în toate direcțiile. Acesta e un alt indiciu important care poate semnala nevoia de externalizare.

Problema este că, pe măsură ce o companie crește, activitățile care înainte erau gestionabile cu oamenii și resursele existente pot deveni prea mari pentru a mai putea fi gestionate. Ca exemplu simplu, un restaurant poate funcționa foarte bine cu o singură locație, dar va deveni mult mai greu de gestionat atunci când locațiile se înmulțesc.

Poate că înainte nu trebuia să te gândești încontinuu la lucruri precum recrutarea de personal, atunci când aveai doar cinci angajați, dar pe măsură ce nevoia de oameni crește, îți este din ce în ce mai greu (și în afara zonei tale de confort) să ții pasul cu această activitate.

Astfel, pe măsură ce afacerea crește, gândește-te dacă activitățile care devin din ce în ce mai greu de gestionat necesită a fi externalizate. Pe termen lung, asta va eficientiza operațiunile afacerii.

3. Nu ești specializat într-o activitate

Vrei să faci lucrurile mai simplu? Cel mai simplu mod de a stabili externalizarea unei funcții a afacerii tale e să te gândești dacă are legătură cu domeniul ei de activitate. Cu toții știm că, în ziua de azi, sarcinile specializate necesită, ei bine, din ce în ce mai multă specializare. Specializare cu care nu reușim să ținem pasul dacă nu ține de domeniul nostru.

Acesta e unul dintre cele mai simple moduri prin care poți determina dacă anumite funcții ale unei afaceri au nevoie de externalizare. Iar atunci când te simți copleșit de muncă, pune pe hârtie activitățile în care ești implicat. Analizează-le și probabil vei concluziona că multe dintre ele, deși esențiale pentru supraviețuirea afacerii, nu au un impact direct asupra obiectivelor ei de creștere.

Activități precum marketingul, vânzările, payroll-ul, contabilitatea, IT-ul, sunt candidați principali pentru externalizare. Astfel de departamente, sau funcții ale lor, sunt toate activități critice ale unei afaceri moderne. Cu toate astea, ele nu au întotdeauna un impact direct asupra obiectivelor unei afaceri.

Așadar, dacă te simți pierdut în detalii care nu țin de industria afacerii tale, acesta poate fi semnul că e timpul să transferi aceste responsabilități altora.

Există multe motive pentru externalizarea unei funcții, dar cheia este să fii dispus să arunci o privire profundă și să faci o introspecție asupra organizației tale pentru a identifica activitățile care nu mai merită gestionare cu resurse interne. Dacă poți face asta, vei putea beneficia de multe avantaje care vin odată cu externalizarea.