În acest articol explicăm ce reprezintă procesul de dezvoltare organizațională și exemplificăm pașii dezvoltării organizaționale pe care orice specialist în resurse umane îi poate pune în practică.
Dacă ar fi să definim pe scurt conceptul de dezvoltare organizațională (prescurtat DO), putem spune că acesta reprezintă un proces complex cu ajutorul căruia membrii unei organizații realizează diferite schimbări în sistemele acesteia din urmă, cu scopul de a o ajuta să funcționeze cât mai eficient posibil. Acest proces se concentrează de principiu pe evaluarea și modificarea operațiunilor curente ale organizației, pentru a rezolva probleme și a alinia strategiile și obiectivele acesteia cu mediul complex în care evoluează.
De principiu, orice proces de dezvoltare organizațională se concentrează atât pe aspecte formale cât și pe aspecte mai puțin formale în cadrul unei afaceri. De exemplu, partea formală (sau dură) poate include obiective, sisteme și strategii. Partea mai puțin formală se referă la oameni, comportamentele lor și cultura organizației.
Pentru a înțelege cum să pună în practică procesul de DO, orice profesionist în resurse umane trebuie să înțeleagă care sunt principalele sale etape și ce este important să facă ca parte a fiecăreia pentru a o naviga cu succes.
Considerăm că există 5 pași (sau etape) principali ai dezvoltării organizaționale pe care un profesionist în resurse umane ar trebui să-i pună în aplicare pentru a genera rezultate optime. Explicăm mai departe care sunt aceștia și cum pot fi puși în practică.
Prima etapă a oricărui proces de DO are loc atunci când o organizație recunoaște că există o problemă care necesită îmbunătățire.
În practică, astfel de probleme pot fi:
Identificarea problemei se realizează (și se confirmă) de regulă în strânsă colaborare cu persoanele de răspundere direct implicate (e.g., managerul de departament) și obținând întotdeauna susținerea top managementului.
După identificarea problemei, ca parte a aceleiași etape, de regulă se inițiază o întâlnire cu liderul/managerul direct implicat pentru a vă familiariza cu detaliile problemei, circumstanțele, personajele implicate, etc. De asemenea, trebuie stabilită o relație de colaborare mai departe cu persoana/persoanele direct implicate.
Ca parte a acestui pas, se descrie în detalii și se explorează problema din toate perspectivele și se încearcă o evaluare generală a situației. În ultima parte, se determină așteptările părților implicate și ce este de făcut de fiecare dintre părți.
Etapa de evaluare (sau de diagnostic) reprezintă faza în care colectăm și organizăm datele importante care ne vor fi utile în analizarea situației de fapt și determinarea măsurilor pertinente. Mai întâi este important să cunoașteți bine cum se îmbină starea actuală de lucruri care necesită rezolvare cu climatul general al organizației pentru a putea identifica soluțiile pertinente. Adică, mai pe direct: cum funcționează sistemul?
Și etapa aceasta de analiză și diagnostic ar trebui să necesite contribuția tuturor părților interesate în rezolvarea situației.
La finalul evaluării, imediat ce sunt trase concluziile, acestea vor trebui comunicate și explicate tuturor părților interesate (manageri de departamente, director general, Board-ul companiei, etc.). Comunicarea ar trebui făcută într-un mod cât mai eficient cu putință, pentru a nu “pierde” audiența. Acest lucru înseamnă la modul cât mai structurat, fără prea multe detalii inutile și neinteresante pentru participanți.
În același timp însă, asigură-te că incluzi informațiile care îi vor motiva pe cei prezenți să susțină schimbările propuse.
Acum că ai evaluat situația și concluziile au fost comunicate către toți stakeholderii, este timpul să treci la planificarea strategică a acțiunilor și la implementarea acestora. Practic, în acest moment din procesul dezvoltării organizaționale se face trecerea către un plan de acțiune care descrie măsurile de intervenție. Planul ar trebui să detalieze toate măsurile recomandate atât pe termen scurt și mediu, cât și pe termen lung.
La final, ar trebui descrise rezultatele așteptate și transformările care vor fi generate prin implementarea acelor măsuri.
Măsurile de intervenție sunt de fapt acele acțiuni desfășurate la anumite niveluri ale unei organizații, într-un mod planificat, și care, prin schimbarea modului obișnuit de a face lucrurile, ar trebui să genereze transformările așteptate.
Astfel de măsuri pot fi de mai multe feluri, în funcție de nevoile organizației:
Pentru a identifica cele mai potrivite măsuri de intervenție pentru situația specifică, mai întâi ar fi util să clarifici anumite aspecte importante, precum: zonele care necesită intervenție (organizarea proceselor de muncă, comunicarea în echipă, relațiile la un anumit nivel, calitatea livrabilelor către clienți, etc.), modalitățile optime prin care ar trebui să se intervină, diversele pârghii, metode ori persoane pe care le avem la dispoziție și care ar putea să ne ajute în proces.
Ca orice alt proces care implică schimbare în organizație, și procesul tău va necesita o monitorizare continuă și feedback. Înainte de toate, este necesar a se evalua dacă intervențiile au produs rezultatele dorite. Evident, trebuie lăsată o perioadă minimă pentru ca intervențiile avute să-și facă efectul, în funcție de tipul acestora – poate trei luni sau chiar mai mult.
Evaluarea va trebui efectuată la nivelul potrivit: angajaţi, echipe, procese, etc. Ca metode de evaluare, te poți inspira din modelul lui Kirkpatrick care descrie cei patru piloni de evaluare în procesele de learning & development. Aceiași piloni pot fi utilizați și pentru evaluarea intervențiilor ca parte a DO. Pe scurt, aceștia sunt:
În baza evaluării vei putea identifica care dintre acțiuni sau intervenții necesită ajustări și care ar trebui să continue. Pentru o monitorizare suficient de utilă, stabilește de comun acord cu toți stakeholderii (manageri, team leaderi, etc.) indicatorii și metodele de măsurare pe care să le utilizați.
Programează câteva sesiuni de feeback care să aibă loc în mod regulat. Aceste întâlniri vor fi foarte utile și le vei folosi pentru a colecta date asupra evoluției și pentru a te asigura în primul rând că se menține o aliniere între toate părțile implicate cu privire la situația de fapt. De asemenea, vă veți putea asigura că toată lumea este ținută la curent cu evoluția datelor și că nu există vreo discrepanță în interpretarea lor.
Odată ce schimbările urmărite sunt integrate în activitățile zilnice ale organizației iar rezultatele identificate în cadrul indicatorilor urmăriți, este timpul pentru ultimul pas: încheierea.
Încheierea ar trebui să includă întotdeauna o propunere de plan care să asigure menținerea pe termen lung a măsurilor implementate. Poate fi sub forma unei întâlniri finale ori a unor focus grupuri cu angajații de la fiecare nivel care vor scoate în evidență modul în care s-au schimbat lucrurile și beneficiile de pe urma acestora.
De asemenea, ar trebui să se propună și o metodă eficientă de monitorizare continuă a stării de fapte. Și, de asemenea, cineva care să asigure această monitorizare. Aceasta este utilă în asigurarea faptului că modificările implementate sunt însușite pe termen lung și își continuă efectul benefic.
Încheierea va trebui gestionată astfel încât să asigure din partea celor implicați încrederea și implicarea. Ea trebuie să demonstreze că leadership-ul asigură sprijinul pentru oamenii din organizație prin crearea unui mediu care îi face să se simtă în siguranță.
Organizațiile de succes sunt cele care practică dezvoltarea continuă a oamenilor, iar implementarea corectă a proceselor de dezvoltare organizațională este esențială în acest scop. Executarea acestora poate fi uneori o sarcină complicată. Dar atât timp cât înțelegem bine pașii dezvoltării organizaționale și punerea lor în practică, atunci cu siguranță vom avea succes.
