Potrivit GDPR, „date cu caracter personal” înseamnă orice informații privind o persoană fizică identificată sau identificabilă („persoană vizată”). O persoană fizică identificabilă este o persoană care poate fi identificată, direct sau indirect, în special prin referire la un element de identificare, cum ar fi un nume, un număr de identificare, date de localizare, un identificator online sau la unul sau mai multe elemente specifice, proprii identității sale fizice, fiziologice, genetice, psihice, economice, culturale sau sociale.

Nu există o listă a datelor cu caracter personal, iar GDPR nu impune statelor să realizeze o astfel de lista, pentru simplul motiv că o dată poate deveni într-un anumit context dată cu caracter personal, iar în alt context să fie pur și simplu o informație fără valoare de dată cu caracter personal.

Iată câteva exemple de date cu caracter personal:

• numele;
• domiciliul sau reședința cuiva;
• o adresă de e-mail (inclusiv adresele de tipul andrei.popescu@firma.ro);
• numărul de buletin, pașaport sau carte de identitate;
• date privind locația (de exemplu, funcția de date privind locația disponibilă pe un telefon mobil)*;
• un IP;
• un cookie ID;
• silueta cuiva din înregistrările CCTV;
• un număr de înmatriculare al unei mașini;

În același timp, însă, pentru a exemplifica momentul în care o informație poate fi sau nu o dată cu caracter personal, dacă presupunem că o persoană găsește pe jos o hârtie pe care e scrisă suma 4.930 lei, fără nicio altă informație ajutătoare, atunci acea informație e imposibil de legat de o anumită persoană. Dacă, însă, cineva găsește pe jos o hârtie pe care este scrisă suma de 4.930 lei, cu mențiunea că e un salariu din firma SC X SRL, atunci cineva, dacă ar face o investigație și ar reuși să pună cap-la-cap informații (inclusiv prin discuția cu departamentul HR al companiei în cauză), ar putea afla că acel salariu aparține unei anumite persoane din companie. În acel context, informația respectivă devine data personală (pentru că se referă la o persoană identificabilă).

După cum se vede, definiția datelor cu caracter personal mai conține câteva elemente importante:

1. Datele personale vizează informații privind persoanele fizice, nu persoane juridice. Distincția e importantă pentru că, spre exemplu, numărul de înregistrare de la Registrul Comerțului, Codul fiscal ori alte elemente de identificare ale unor companii nu sunt date cu caracter personal. Mai mult, atunci când o adresă de e-mail ori un număr de telefon vizează în mod clar o persoană juridică (ex. e-mailurile de tip office@ sau telefoanele de la un call-center public al unei companii), atunci nu vorbim despre date cu caracter personal.
2. Nu contează dacă prelucrarea acestor date personale se face prin intermediul unui sistem automat ori prin intermediul unui sistem neautomatizat (ex. prelucrare manuala), dacă aceasta face parte dintr-un sistem structurat de evidență a datelor. Singurul lucru important e că vorbim despre o prelucrare a unui astfel de tip de date.

Mai multe informații pentru înțelegerea a ce sunt datele cu caracter personal se pot obține citind Opinia nr. 4 din 2007 privind conceptul de date cu caracter personal, emis de Grupul de Lucru Articol 29.

Simplificând definiția de mai sus, am putea concluziona că datele personale înseamnă date care se referă la o persoană în viață care poate fi identificată:

1. folosind aceste date; sau
2. pornind de la aceste date și folosind informații suplimentare care sunt sau pot intra în posesia operatorului de date.

Website-ul nostru utilizează formulare prin care iti poti face cont, poti comenta la articole, poti adresa intrebari, ori te poti inregistra la newsletterele informative hriq.ro.

Acestea includ câmpuri precum numele, adresa de e-mail, numărul de telefon mobil, parola de acces, detalii privitoare la datele de sediul social al companiei tale, problema pe care ai vrea sa ti-o lamureasca cineva, etc.

Folosim aceste date pentru a-ti permite accesul in site si pentru a putea livra serviciile pe care ai ales sa le primesti (newsletter, raspunsuri la întrebări, comentariul la articole etc.). Baza legală pentru această prelucrare este intrarea și executarea unui contract la care esti parte (ori de cate ori realizezi operatiunile de mai sus, esti de acord cu termenii si conditiile de furnizare a acelor servicii).

S-ar putea să trebuiască să solicităm, de asemenea, informații fiscale suplimentare, în cazul în care suntem obligați prin lege să depunem declarații fiscale în legătură cu serviciile comandate de tine. In acel caz, ne vom referi la adresa ta (necesara pentru a fi trecuta pe factura fiscala), dar si alte date fiscale pe care legea ne obliga sa le colectam si prelucram in legatura cu tranzactia in cauza. In aceasta situatie, temeiul legal pentru prelucrare va fi reprezentat de obligatia de a ne conforma cu prevederile din legislatie.

Nu îți folosim datele pentru a-ți trimite comunicări de marketing decât dacă optezi în mod explicit pentru o astfel de comunicare. Chiar și în astfel de cazuri, te asigurăm că ai o opțiune ușor de folosit pentru a te dezabona (retrage consimțământul) în orice moment, fie în comunicarea însăși, fie contactându-ne, așa cum este indicat în secțiunea 9.

Website-ul nostru îți oferă, de asemenea, posibilitatea de a ne trimite un mesaj. Datele pe care le trimiți in urma folosirii acestei optiuni de contactare sunt prelucrate în baza interesului nostru legitim de a răspunde solicitării tale și/sau de a păstra o evidență a reclamației tale, a solicitării de consultanta și a altora similare. Aceste date sunt stocate timp de 5 ani.