Apetitul pentru telemunca în străinătate a cunoscut o expansiune semnificativă în ultimii ani în rândul angajaților, fiind facilitată de tehnologie și de nevoile de flexibilitate ale acestora din urmă. În acest context, multe companii se confruntă cu situații în care angajații doresc să lucreze la distanță din alte țări. Munca poate fi pentru perioade mai scurte ori mai lungi.
Pentru un specialist în resurse umane, astfel de situații pot ridica o serie de întrebări legate de aspecte precum implicațiile juridice, fiscale și organizaționale. Vorbim aici despre o serie de reguli și aspecte pe care angajatorii trebuie să le aibă în vedere atunci când un salariat dorește să lucreze din afara României, fie că e pentru câteva luni, sau pentru un an or mai mult.
Contractul de muncă
În primul rând, considerăm că este esențial ca angajatorii să verifice dacă regulamentul intern sau politicile interne ale companiei pe de o parte și contractul de muncă al angajatului pe de altă parte permit telemunca din străinătate. Dacă nu există prevederi clare în niciunul dintre aceste documente, este necesară revizuirea sau adăugarea de clauze care să reglementeze această situație.
Modificarea contractului de muncă cu clauze clare care să reglementeze noile condiții de telemuncă este obligatorie pentru conformare cu prevederile legale. Legislația românească abordează telemunca din străinătate în norme specifice, iar contractul de muncă necesită să fie adaptat și să reflecte noile condiții de muncă. Mai jos sunt câteva elemente cheie care ar trebui considerate:
1. Locul muncii
Este esențial să se specifice în contractul de muncă locul exact în care salariatul va lucra în perioada telemuncii. De preferat ca aceasta să fie o adresă specifică (în străinătate) – precum adresa la care acesta va locui. De evitat formulări generale precum lucrul din orice locație dintr-o anumită țară.
2. Perioada telemuncii și programul de muncă
În legătură cu perioada, ar trebui specificat dacă situația de telemuncă este pe o perioadă determinată (de preferat) și data la care aceasta se încheie.
Cu privire la programul de muncă, acesta trebuie stabilit clar, precum și intervalele în care salariatul trebuie să fie disponibil pentru comunicare și colaborare. Acesta este un aspect important de clarificat, mai ales în situația în care salariatul urmează să-și desfășoare activitatea într-o zonă geografică cu diferențe de fus orar față de ora României.
3. Responsabilitățile angajatului
Având în vedere noul context de telemuncă, următoarele aspect esențiale ar trebui clarificate cu salariatul:
Confidențialitatea și securitatea datelor: Ar trebui să vă asigurați că salariatul menține confidențialitatea informațiilor și protejează datele companiei. Este esențial să se stabilească reguli clare privind protecția și securitatea datelor, mai ales dacă angajatul va avea acces la date sensibile.
Echipamente: Dacă angajatul folosește propriile echipamente, contractul ar trebui să menționeze cine este responsabil pentru întreținerea, reparația sau înlocuirea acestora.
4. Legislația aplicabilă
Specificarea legii care va guverna contractul de muncă este crucială. În anumite situații, legea românească ar putea rămâne aplicabilă, dar în alte cazuri, ar putea fi mai convenabil sau necesar să se adopte legea țării gazdă.
Beneficii specifice țării gazdă: În funcție de țara în care angajatul va lucra, s-ar putea să existe beneficii specifice (precum anumite tipuri de indemnizații aferente unor sectoare industriale, timpul minim de repaus, etc.) care trebuie incluse în contract sau reglementate separat. Recomandăm ca aceste aspecte să fie verificate încă dinaintea începerii activității în țara gazdă.
Aspecte fiscale
Un prim aspect de verificat este cel privind rezidența fiscală a salariatului care urmează să desfășoare telemunca în străinătate. Când un angajat lucrează din străinătate, determinarea rezidenței fiscale devine un subiect crucial. Rezidența fiscală se referă la locul unde o persoană are obligații fiscale principale.
Din perspectiva angajatorului, acesta ar putea fi obligat să calculeze, să rețină și să plătească impozite în străinătate, ceea ce poate complica procesul de payroll. Astfel, îndeplinirea obligațiilor fiscale salariale pentru angajatul respectiv poate deveni un proces complicat.
Prin urmare, din perspectivă fiscală, este important a se verifica prevederile Convenției de Evitare a Dublei Impuneri (CEDI) semnată de România cu celălalt stat, pentru o aplicare corectă a acestora. Scopul este evitarea situațiilor în care o persoană este impozitată în ambele state pentru aceleași venituri salariale. Este esențial să cunoști detaliile acestei convenții semnate cu țara în care angajatul dorește să lucreze și condițiile aplicabile în care salariul angajatului poate deveni subiect de impozit în statul gazdă. În acest scop, esențiale sunt prevederile articolului care reglementează dreptul de impunere a veniturilor salariale (de regulă art. 15 sau 16).
Înregistrări și declarații fiscale: Angajatorul ar putea fi nevoit să se înregistreze în țara respectivă pentru a întocmi declarații fiscale și a plăti taxe salariale. Acest lucru poate necesita chiar angajarea unui contabil sau consultant fiscal local.
Asigurări sociale
În funcție de țara în care salariatul decide să lucreze, pot exista cerințe diferite privind asigurările sociale, de sănătate, accidente sau alte beneficii.
De aceea, pentru a preîntâmpina orice probleme, angajatorul ar trebui să ia în considerare mai multe aspecte legate de asigurările sociale. Iată câteva aspecte generale pe care angajatorii ar trebui să le aibă în vedere:
Legislația Aplicabilă: Angajatorul trebuie să determine ce legislație privind asigurările sociale se aplică salariatului. Aceasta poate fi legislația țării în care se află angajatorul sau țara în care lucrează salariatul. Ca exemplu, în cadrul Uniunii Europene (UE), coordonarea sistemelor de securitate socială este esențială pentru a asigura că drepturile lucrătorilor mobili sunt protejate atunci când se mută dintr-un stat membru în altul. Sunt anumite reguli stabilite pentru a determina legislația aplicabilă și pentru a evita situațiile de dublă asigurare sau de ne-asigurare.
În practică, determinarea legislației aplicabile se realizează prin obținerea formularului A1.
Dacă un angajat lucrează într-un stat membru al UE, dar angajatorul său se află în alt stat membru al UE, legislația aplicabilă se determină în conformitate cu Regulamentul (CE) nr. 883/2004 și Regulamentul (CE) nr. 987/2009.
Conform principiului de bază denumit “O singură legislație”, persoana fizică ar trebui să se supună doar legislației unui singur stat membru. Aceasta înseamnă că ar trebui să plătească contribuții sociale într-un singur stat și să beneficieze de acoperire în acel stat.
În mod normal, într-o situație de telemuncă din străinătate, ar trebui să se aplice legislația statului membru în care se desfășoară munca (adică unde angajatul își exercită activitatea). Asta înseamnă că, chiar dacă angajatul locuiește într-un stat membru și angajatorul este situat în alt stat membru, dacă munca este efectuată în țara de reședință a angajatului, acesta va fi supus legislației țării respective.
Totuși, Regulamentul (CE) nr. 883/2004 prevede și aplicarea de excepții pentru a permite continuarea stagiilor de asigurări de către angajat în statul de angajare.
De aceea, considerăm esențial ca angajatorii să fie familiarizați cu aceste reguli și să obțină consiliere adecvată, pentru a se asigura că sunt îndeplinite toate obligațiile legale și că salariații lor sunt corespunzător asigurați.
În concluzie, atunci când se permite unui angajat să presteze telemuncă din străinătate, angajatorul ar trebui să se informeze temeinic despre aspectele fiscale, de legislația muncii și asigurări sociale, pentru a evita orice sancțiuni și pentru a se asigura că angajatul este corect și complet protejat. Această pregătire adecvată poate evita costuri suplimentare și litigii potențiale în viitor.
