Dacă ai gestionat vreodată o situație de mobilitate internațională a unui salariat român într-un alt stat membru UE, cu siguranță ai auzit de formularul A1 pentru detașare. Însă pentru mulți profesioniști din HR, acest document rămâne o necunoscută sau, în cel mai bun caz, un simplu formular birocratic. În realitate, formularul A1 pentru detașare este o piesă-cheie în mecanismul de mobilitate internațională în cadrul UE.
În lipsa lui, riști ca angajatul tău să fie supus sistemului de asigurări sociale din statul gazdă iar compania să plătească contribuții sociale în două țări, cu costuri și riscuri majore.
Acest articol explică ce este formularul A1, de ce este atât de important, cum se obține și ce reguli europene îl reglementează. Scopul său este să ofere profesioniștilor din HR o înțelegere clară și practică a întregului proces, astfel încât să își poată proteja atât compania, cât și salariații trimiși în străinătate.
Formularul A1 este dovada legală că un salariat român care lucrează temporar în alt stat membru UE rămâne asigurat în sistemul de securitate socială din România. Cu alte cuvinte, este confirmarea că salariatul nu este subiect de contribuții sociale în statul gazdă.
Obținerea acestui formular este reglementată de:
Aceste reguli se aplică în România încă din 2007, odată cu aderarea la Uniunea Europeană.
Principiul de bază al acestor regulamente este „lex loci laboris”, adică aplicarea legislației de securitate socială din țara în care salariatul își desfășoară efectiv activitatea. Astfel, un salariat care lucrează în Germania, de exemplu, ar trebui să fie supus sistemului de asigurări sociale german. Această regulă aplicându-se indiferent de țara unde se află compania angajatoare.
Totuși, Articolul 12 din Regulamentul 883/2004 introduce o excepție importantă: dacă salariatul este detașat temporar de angajatorul său să lucreze într-un alt stat membru, pentru o perioadă care nu depășește 24 de luni și fără a înlocui un alt salariat detașat, el poate rămâne asigurat în România. Adică în statul membru unde își desfășoară în mod normal activitățile. În acest caz, compania poate solicita eliberarea formularului A1 din partea autorităților române.
Acest formular va arăta autorităților din țara gazdă că salariatul este deja asigurat în România și că nu trebuie înscris în sistemul local de asigurări obligatorii.
Pentru ca formularul A1 să fie emis, atât angajatul cât și angajatorul trebuie să își desfășoare în mod normal activitatea în România. Nu este suficient ca firma să fie doar înregistrată aici – ea trebuie să aibă și activitate economică efectivă.
Pentru a emite formularul A1 pentru detașare, CNPP (Casa Națională de Pensii Publice), autoritatea competentă pentru emiterea formularului A1, analizează mai mulți factori precum:
Nu toate cazurile sunt detașări temporare clasice. Există situații în care un angajat lucrează în mod regulat în două sau mai multe țări membre – de exemplu, un manager de vânzări care călătorește săptămânal între România și Austria ca parte a responsabilităților postului ocupat.
Aceste situații sunt reglementate de Articolul 13 din Regulamentul 883/2004 și sunt cunoscute ca „pluriactivitate” sau „activitate în mai multe state”. Și în aceste cazuri se aplică formularul A1, dar criteriile de determinare a legislației aplicabile sunt diferite. Se analizează dacă angajatul:
În funcție de aceste elemente, CNPP stabilește ce legislație se aplică și poate elibera formularul A1.
Pentru a obține formularul A1, angajatorul trebuie să depună o cerere la CNPP, însoțită printre altele de:
Este important ca cererea să fie depusă înainte ca salariatul să înceapă activitatea în străinătate. Și cererile retroactive sunt acceptate, dar cu cât angajatorul întârzie mai mult depunerea solicitării, cu atât mai mult se pot crea riscuri dacă există un control în țara gazdă.
Mulți angajatori consideră că formularul A1 este opțional sau că poate fi obținut ulterior, chiar și după ce salariatul își încheie detașarea. Însă lipsa acestuia poate duce la mai multe complicații, precum:
De asemenea, trebuie făcută distincția între detașarea reglementată de Codul muncii român și cea din Regulamentele Uniunii Europene. Chiar dacă un angajat se consideră detașat conform legislației muncii românești, acest lucru nu înseamnă automat că se aplică și excepția de la regula generală, conform Art. 12 din Regulamentul UE. Din acest motiv, obținerea formularului A1 trebuie tratată ca un proces separat și atent gestionat de către angajator.
Serviciile noastre sunt construite pentru a sprijini companiile în două direcții esențiale: integrarea angajaților străini în România și relocarea angajaților români în alte țări. Oferim suport complet și ghidaj pas cu pas, explicând clar implicațiile fiecărei etape: de la obținerea documentelor necesare și până la înțelegerea impactului asupra taxelor și contribuțiilor sociale.
În mod firesc, există cazuri atipice în care nici regula generală și nici cele privind detașarea sau pluriactivitatea nu reflectă realitatea concretă. În astfel de situații, statele membre pot conveni, prin derogare bilaterală (conform prevederilor Articolului 16 din Regulamentul 883/2004), aplicarea unei alte legislații decât cea rezultată din regulile standard.
Acest proces este complex și presupune de regulă acordul autorităților din ambele țări implicate. De aceea, este esențial ca HR-ul să documenteze foarte bine cazul și să colaboreze cu experți juridici sau fiscali specializați în mobilitate globală.
Așadar, după cum ați văzut, formularul A1 pentru detașarea salariaților nu este doar un document administrativ. El reprezintă o dovadă importantă de conformare. Un scut împotriva dublei impuneri și o garanție că angajații dumneavoastră beneficiază în continuare de protecție socială.
În contextul în care mobilitatea internațională a salariaților este tot mai frecventă, considerăm că înțelegerea corectă a regulilor UE privind asigurările sociale și gestionarea formularului A1 reprezintă o competență esențială pentru orice profesionist HR.
La HR IQ, sprijinim companiile din România în tot procesul de obținere a formularului A1 și în gestionarea corectă a detașărilor internaționale. Contactează-ne dacă ai nevoie de asistență specializată.
