În acest articol detaliem procedura de obținere NIF pentru un cetățean străin fără CNP românesc, numit în poziție de administrator la o societate românească. Vom descrie documentele necesare și pașii ce trebuie îndepliniți pentru obținerea cu succes a numărului de identificare fiscală (NIF) din partea ANAF.
Scopul obținerii numărului de identificare fiscală (NIF) este, evident, cel al declarării diferitelor taxe și impozite datorate fie direct de administratorul străin (i.e. taxele salariale), fie de societatea al cărei reprezentant este administratorul. Astfel, în scopul identificării fiscale a administratorului, și în situația în care acesta nu deține deja un CNP românesc, este necesară obținerea unui NIF pentru cetățeanul străin.
Mai întâi să detaliem documentele ce vor trebui pregătite pentru depunere la ANAF.
În scopul obținerii numărului de identificare fiscală solicitantul trebuie să depună la Administrația Teritorială următoarele documente:
Conform legislației în vigoare, este obligația directă a contribuabilului (în acest caz a persoanei fizice străine) să solicite atribuirea unui NIF.
Cu toate acestea, legea permite ca societatea al cărui administrator este, în calitate de plătitor al venitului, să poată adresa organului fiscal solicitarea de obținere NIF. Acest lucru este posibil fără semnarea vreunei procuri din partea cetățeanului străin, conform prevederilor art. 82 alin. (3) din Codul de Procedură Fiscală. Pentru acest scop trebuie avută în vedere bifarea căsuței “platitor de venit” în formularul 030 (vezi formularul mai sus în lista documentelor necesare).
Pentru situația obținerii unui NIF pentru administrator străin solicitarea se depune la Administrația Finanțelor Publice în a cărei rază teritorială se realizează venitul. Mai exact, la Administrația Finanțelor Publice de care aparține societatea platitoare de venit.
Dosarul de solicitare se poate depune direct la registratura Administrației Finanțelor Publice competente, dar și prin poștă. Dacă depuneți prin poștă va trebui să urmați procedura transmiterii cu confirmare de primire.
Eliberarea certificatului prin care se atribuie numărul de identificare fiscală se realizează de către organul fiscal competent în termen de aproximativ 7-10 zile lucrătoare de la momentul depunerii dosarului complet.
Chiar dacă procedura în sine este relativ clară, în practică pot apărea frecvent blocaje sau întârzieri. Acestea pot fi cauzate de erori în pregătirea documentației sau de lipsa unor clarificări prealabile cu administrația fiscală competentă. În special în cazul în care societatea nu are experiență anterioară în obținerea unui NIF pentru administrator străin, este esențială o bună planificare. Aceasta ajută la evitarea complicațiilor birocratice.
Una dintre cele mai comune greșeli este completarea eronată a formularului 030, în special în privința secțiunii dedicate motivului solicitării. În cazul în care solicitarea este depusă de către societate, în calitate de plătitor de venit, trebuie bifată în mod expres căsuța corespunzătoare din formular – altfel dosarul poate fi respins. La fel de frecventă este omiterea traducerii autorizate în română a documentelor redactate într-o limbă străină. Exemple de astfel de documente pot fi contractul de mandat sau actul de identitate, mai ales în cazul cetățenilor non-UE. Lipsa lor determină respingerea automată a cererii de către ANAF.
O altă situație des întâlnită este aceea în care dosarul nu conține dovada expresă a calității de administrator. De multe ori simpla decizie AGA sau contractul de mandat nu sunt suficiente. ANAF solicită adesea certificatul constatator emis de Registrul Comerțului, care atestă înregistrarea în calitate de administrator a persoanei respective. În lipsa acestui document, dosarul poate rămâne blocat până la clarificarea situației.
Astfel, în procesul de obținere a unui NIF pentru administrator străin recomandăm verificarea atentă a cerințelor la nivel local. De asemenea, în măsura posibilului, recomandăm contactarea prealabilă a unității fiscale de care aparține societatea.
Din punct de vedere al tratamentului fiscal aplicabil venitului realizat de administrator, acesta este similar cu cel aplicabil oricărui venit salarial. Mai exact, pentru remunerația primită de administrator se plătește atât impozitul pe venit de 10%, cât și contribuțiile sociale: CAS (25%) și CASS (10%) datorate de beneficiarul venitului și contribuția asiguratorie de muncă (CAM) în procent de 2,25% datorată de societate.
Societatea platitoare a venitului are obligația de a-l declara spre impozitare prin intermediul formularului 112 până pe data de 25 a lunii următoare.
Serviciile noastre sunt construite pentru a sprijini companiile în două direcții esențiale: integrarea angajaților străini în România și relocarea angajaților români în alte țări. Oferim suport complet și ghidaj pas cu pas, explicând clar implicațiile fiecărei etape: de la obținerea documentelor necesare și până la înțelegerea impactului asupra taxelor și contribuțiilor sociale.
IMPORTANT: În cazul în care societatea angajatoare nu are și alți salariați (și este deja subiect de impozit pe venituri din salarii), aceasta are obligația înregistrării fiscale în scopul declarării și plății impozitului pe venit și a contribuțiilor sociale aferente veniturilor salariale.
Obligația de înregistrare fiscală se îndeplinește prin intermediul formularului 010 – “Declarație de înregistrare fiscală/Declarație de mențiuni pentru persoane juridice, asocieri și alte entități fără personalitate juridică (OMFP 35/2014).”
În cazul în care societatea este deja plătitoare de impozit pe venitul din salarii, nu are nicio altă obligație în raport cu organele fiscale, de declarare sau de înregistrare a administratorului.
Deși poate părea o simplă formalitate, lipsa obținerii unui NIF pentru administrator străin are implicații serioase, atât pentru societate, cât și pentru persoana desemnată în funcție. În absența NIF-ului, administratorul nu poate fi înregistrat fiscal, ceea ce înseamnă că remunerația acordată acestuia nu poate fi declarată legal prin formularul 112.
Această situație generează riscuri fiscale imediate pentru societate, deoarece organul fiscal poate considera remunerația ca fiind venit nedeclarat, ceea ce atrage dobânzi, penalități și amenzi pentru societate. De asemenea, se poate constata o neîndeplinire a obligației de reținere și virare a impozitelor și contribuțiilor.
