Restructurarea pachetului de beneficii pentru salariați reprezintă procesul de revizuire și reconfigurare a beneficiilor extrasalariale oferite angajaților în cadrul unei companii. Acest proces poate implica adăugarea, eliminarea sau modificarea anumitor beneficii pentru a se potrivi mai bine cu nevoile și preferințele angajaților, precum și cu obiectivele organizației dumneavoastră.
Complexitatea acestui demers poate varia, în funcție de mai mulți factori, cum ar fi: numărul angajaților, numărul și diversitatea beneficiilor existente și cele care se doresc implementate, obligativitatea negocierii cu salariații, impactul de ansamblu asupra organizației, politicile interne care reglementează aspectele de remunerare și beneficii.
Așadar, atunci când decideți să porniți la drum cu reanalizarea/restructurarea pachetului de beneficii extrasalariale, este important să luați în considerare următoarele aspecte:
Scopul acestui demers este în primul rând să înțelegeți și să identificați cerințele, dorințele și preferințele angajaților dumneavoastră, în ceea ce privește beneficiile extrasalariale sau alte aspecte legate de condițiile de muncă.
Este esențial să creați un mediu în care angajații se simt confortabil să își exprime nevoile și preocupările legate de beneficiile extrasalariale. Puteți organiza întâlniri individuale sau de grup, sondaje sau chiar casete de sugestii pentru a aduna feedback-ul angajaților.
De asemenea, ca parte a evaluării, luați în considerare diversitatea angajaților dvs., inclusiv diferențele de vârstă, gen, statut marital și altele. Oamenii pot avea nevoi diferite în funcție de aceste caracteristici. De exemplu, un angajat tânăr poate fi mai interesat de dezvoltarea profesională, în timp ce unul mai în vârstă poate aprecia mai mult asigurarea medicală suplimentară.
Este important să analizați și tendințele actuale ale pieței în ceea ce privește beneficiile extrasalariale. Acest lucru vă poate ajuta să înțelegeți ce oferă și așteaptă alți angajatori din industria în care activați dvs. și să vă adaptați pachetul de beneficii în consecință.
Asigurați-vă că implementați o gamă diversificată de beneficii, astfel încât să puteți răspunde nevoilor diferite ale angajaților. Aceasta poate include beneficii precum asigurare medicală, abonamente la sală de sport, planuri de pensii private, vouchere de vacanță sau tichete de masă. Însă lista nu se termină aici. În funcție de preferințele identificate în etapa de evaluare a nevoilor, lista de beneficii poate cuprinde elemente precum programul flexibil (în special pentru salariații cu copii), zile libere acordate cu diverse ocazii (ziua de naștere a anagajatului, împlinirea a 5 ani de vechime, etc.), vouchere de vacanță ori puncte de apreciere din partea managerului (care pot fi utilizate la diverși retaileri).
O soluție la îndemână pentru diversificarea și flexibilizarea listei de beneficii poate fi o platformă de beneficii flexibile. Având un buget la îndemână și un cont într-o astfel de platformă, angajatul își poate alege lunar o listă de beneficii pe care și le dorește. Astfel, el își poate modifica lista de beneficii periodic, în funcție de nevoile personale.
Este esențial să evaluați resursele financiare ale companiei dvs. ca parte a restructurării pachetului de beneficii. În felul acesta veți știi cu claritate în ce buget ar trebui să vă încadrați pentru beneficiile extrasalariale.
Acest lucru implică analiza veniturilor și cheltuielilor companiei, proiecțiile financiare și obiectivele organizației pe termen scurt și lung. Puteți începe prin a stabili obiectivele pentru acordarea beneficiilor și decideți care dintre acestea sunt cele mai importante pentru organizație și pentru angajați. Prioritizarea vă va ajuta să alocați bugetul în mod eficient, concentrându-vă pe beneficiile care aduc cel mai mare impact.
În plus, este important să efectuați o analiză a pieței și comparații pentru a obține o înțelegere a prețurilor și costurilor asociate cu diferitele beneficii extrasalariale pe care doriți să le oferiți. Acest lucru vă va ajuta să estimați cât va costa fiecare beneficiu și să vă planificați bugetul cât mai riguros.
În România, diferite tipuri de beneficii (de exemplu, tichete de masă, abonamente medicale, polițe de asigurare, contribuții la pensii private etc.) sunt tratate diferit din punct de vedere fiscal. Astfel de beneficii salariale pot avea un tratament fiscal favorabil, atât din perspectiva impozitului, cât și din perspectiva contribuțiilor sociale, în timp ce altele pot fi considerate avantaje impozabile.
Scopul este de a structura pachetul de beneficii într-o manieră care să optimizeze avantajele fiscale pentru ambele părți. De exemplu, anumite beneficii sunt scutite de la plata impozitului pe venit pentru angajați și pot fi, de asemenea, deductibile pentru angajator, reducând astfel sarcina fiscală generală.
Calculul costurilor
Odată identificat tratamentul fiscal al fiecărui beneficiu, următorul pas ar fi calculul impactului financiar și bugetarea costurilor. Acest lucru include evaluarea costurilor totale ale pachetului de beneficii și impactul acestora asupra bugetului companiei.
Respectarea legislației înseamnă asigurarea că pachetul de beneficii este în deplină conformitate cu legile și reglementările fiscale în vigoare. Acest lucru implică:
Verificarea legislației aplicabile
Este crucial să aveți cunoștințe actualizate despre Codul Muncii, Codul Fiscal și alte legi relevante care reglementează beneficiile angajaților. Legislația fiscală se poate schimba, iar anumite beneficii pot deveni mai avantajoase sau restricționate.
Consultarea cu experți
Pentru a naviga prin complexitatea legislației muncii și a celei fiscale și a asigura conformitatea, este adesea necesară consultarea cu avocați specializați în dreptul muncii sau consultanți fiscali. Aceștia pot oferi îndrumări privind cea mai bună abordare și pot ajuta la evitarea potențialelor sancțiuni.
Documentarea adecvată
Asigurați-vă că toate procedurile și deciziile legate de beneficii sunt bine documentate. Acest lucru include contracte, acorduri și orice alte documente care pot fi necesare pentru a dovedi conformitatea în cazul unor inspecții fiscale sau audituri.
Este foarte important să comunicați clar și în mod regulat cu angajații despre beneficiile extrasalariale disponibile și despre modul în care pot să le acceseze. Asigurați-vă că toți angajații sunt informați din timp și conștienți de implicațiile planului de restructurare a pachetului de beneficii. Acest lucru înseamnă nu doar informarea cu privire la beneficiile oferite, dar și să vă asigurați că primesc ceea ce este necesar pentru a lua decizii bine informate.
În același timp, pentru strategia de comunicare trebuie să țineți cont și de obligațiile legale privind negocierea colectivă cu salariații. Nu doar pentru a bifa această obligație legală, dar și pentru o integrare cât mai naturală în planul de comunicare.
Cum puteți iniția o comunicare cât mai eficientă? Începeți prin a crea materiale informative, precum pliante sau prezentări în format digital, care să prezinte în detaliu fiecare beneficiu extrasalarial oferit. Asigurați-vă că aceste materiale sunt ușor de înțeles și accesibile angajaților. În baza acestora, organizați sesiuni de informare periodice pentru a prezenta beneficiile extrasalariale angajaților și pentru a răspunde întrebărilor și preocupărilor lor. Alegeți un format interactiv, care să încurajeze participarea și să faciliteze înțelegerea lor asupra planurilor companiei.
De asemenea, încurajați managerii și liderii de departamente să comunice clar planul privind restructurarea beneficiilor extrasalariale și avantajele aferente, în cadrul ședințelor de echipă. Acest lucru le va permite să discute direct, să primească exemple specifice și clarificări cu privire la orice îngrijorări.
Monitorizați eficacitatea programului de beneficii extrasalariale și obțineți feedback de la angajați cu privire la beneficiile oferite. Acest lucru vă va ajuta să ajustați și să îmbunătățiți constant programul, în funcție de nevoile și preferințele angajaților.
Realizați sondaje și chestionare periodice pentru a evalua nivelul de satisfacție și utilitate al beneficiilor extrasalariale oferite. Introduceți întrebări specifice pentru a obține feedback detaliat, precum: “Cum v-a ajutat beneficiul X în viața personală sau profesională?”, “Ce alte beneficii ați dori să vedeți adăugate în program?”, etc.
Dacă utilizați o platformă specializată în beneficii flexibile, întrebați furnizorul dacă vă poate ajuta să analizați datele de utilizare și participare a angajaților la diferitele beneficii extrasalariale. Puteți evalua rapoarte și statistici pentru a înțelege cât de des sunt folosite beneficiile, ce tipuri de beneficii sunt preferate și dacă există un anumit model de utilizare. De asemenea, foarte important să monitorizați indicatori cheie, cum ar fi retentia angajaților, angajamentul și satisfacția lor la locul de muncă pentru a evalua eficacitatea beneficiilor.
Deși restructurarea pachetului de beneficii poate fi un proces complex și necesită planificare și gestionare atentă, acesta poate aduce avantaje semnificative atât pentru angajați, cât și pentru organizație. Prin adaptarea beneficiilor la nevoile și preferințele angajaților, puteți crește semnificativ satisfacția și angajamentul acestora, puteți îmbunătăți retentia și să atrageți talente noi.
