Modul în care organizația ta reușește să transmită clar și coerent așteptările unui angajat nou îi poate influența decisiv nivelul de încredere, ritmul de adaptare și chiar decizia acestuia de a rămâne pe termen lung în firmă. Integrarea unui angajat nou într-o echipă este una dintre cele mai sensibile etape ale ciclului de viață profesională dintr-o organizație.
Deși adesea tratată ca un proces logistic – semnarea contractului, predarea echipamentului, alocarea sarcinilor – în realitate, această etapă este una profund umană și strategică.
Ok, știm deja că prima impresie contează. Dar ce se întâmplă după ce entuziasmul primei săptămâni se estompează, iar realitatea zilnică începe să prindă contur? Ei bine, în lipsa unor direcții clare, a unei rutine bine definite și a unei relații funcționale cu managerul direct, noul angajat poate resimți nesiguranță și dezorientare. Uneori, chiar îndoiala că locul său este acolo. Tocmai de aceea, clarificarea obiectivelor și așteptărilor unui angajat nou nu este doar un gest formal, ci o investiție în stabilitate și performanță.
Din păcate, multe organizații tratează acest subiect prea vag sau prea târziu. Se presupune adesea că noul coleg va „înțelege din mers” ce are de făcut sau că va „învăța de la ceilalți”. Însă în lipsa unei comunicări explicite, riscurile sunt mari: taskuri executate greșit, lipsă de inițiativă, teamă de a pune întrebări și, în final: integrarea unui angajat nou ratată. Iar asta nu doar că afectează moralul angajatului, ci consumă timp și resurse pentru întreaga echipă.
Este important să asigurați angajatul că feedbackul și discuția despre așteptări nu sunt un semn de nemulțumire, ci o dovadă de interes față de dezvoltarea sa în organizație. Cadrul trebuie să fie unul deschis, prietenos, dar clar. El poate fi exprimat printr-o introducere simplă:
“Ne bucurăm că ni te-ai alăturat și vrem să ne asigurăm că ai o imagine cât mai clară despre rolul tău aici și despre cum ne dorim să lucrăm împreună. Vrem să știi de la început ce așteptări avem de la rolul tău. De asemenea, unde vedem potențialul tău și ce te poate ajuta să crești mai rapid în acest rol.”
Recomandăm ca tonul să rămână unul colaborativ și orientat spre dezvoltare. Puteți sublinia eventual că această conversație este parte din cultura organizațională, nu o reacție punctuală.
Chiar dacă are o fișă de post, în primă fază are nevoie de o traducere practică a acesteia. Ce înseamnă „să fie responsabil de X” în termeni reali?
Puteți organiza o scurtă întâlnire individuală în care îi explicați:
Ideal ar fi ca această discuție să nu fie doar teoretică, ci susținută cu exemple concrete:
„De exemplu, când primești o sarcină nouă, ne dorim să confirmi că ai înțeles-o, iar dacă întâmpini blocaje, să spui înainte să treacă prea mult timp. Contează mult să ne asigurăm că ai un ritm constant și că păstrăm o comunicare deschisă.”
Deși pare un detaliu operațional, este foarte importantă persoana care comunică așteptările către un angajat nou. Aceasta are un impact direct asupra modului în care acel angajat își va înțelege locul în echipă, va prinde încredere și va performa. Prin urmare, într-un cadru ideal, comunicarea ar trebui să fie făcută de managerul direct. Și poate cu o colaborare activă cu un reprezentant al HR-ului. Mai ales dacă organizația își propune să construiască un parcurs de integrare solid și de replicat pentru toți noii veniți.
De ce managerul direct? Deoarece pentru orice angajat, dar mai ales pentru un angajat nou, relația cu managerul direct este nucleul integrării în organizație. Este figura autoritară, dar și persoana care oferă ghidare, feedback și susținere.
Managerul direct cunoaște contextul operațional și știe ce trebuie făcut concret, în fiecare zi sau săptămână. El este cel care va lucra direct cu noul angajat și care are așteptări zilnice legate de comportament, ritm, calitate și comunicare. În plus, este singurul care poate traduce fișa de post în realitatea departamentului. Adică: „ce înseamnă la noi să gestionezi un raport”, „cum se face follow-up cu clienții”, „ce înseamnă proactivitate” în limbajul echipei lui.
Tot el oferă legitimitate obiectivelor pentru noul angajat: dacă managerul direct cere un lucru, acel lucru capătă greutate și nu mai pare o „teorie de HR”. Așadar, managerul este vocea de autoritate legitimă, iar a transmite așteptările unui angajat nou din partea lui creează asumare și seriozitate în ochii acestuia din urmă.
În primele săptămâni dintr-un rol nou, un angajat, mai ales dacă este junior, are nevoie de repere simple, clare și realiste. Lui nu ii sunt utile planurile strategice pe termen lung sau KPI-uri sofisticate. În această etapă, mai important decât performanța este construirea unui ritm de lucru stabil, încrederea în propriile forțe și claritatea direcției în care se îndreaptă. De aceea, ar fi de recomandat să formulați obiective pe termen scurt, care să-l ajute să se orienteze și să se simtă deja parte din echipă.
Stabilirea acestor obiective reprezintă, de fapt, un mod concret de a clarifica așteptările unui angajat nou. Prin ele, transmiți noului angajat ce înseamnă progres în acel context, ce este valoros și ce comportamente sunt apreciate.
Un cadru rezonabil ar fi stabilirea unor obiective pentru primele 3–4 săptămâni, adaptate la specificul rolului și la nivelul său de experiență. Iată câteva direcții esențiale în jurul cărora pot fi construite:
Obiectivele de învățare sunt esențiale, pentru că așteptările unui angajat nou nu pot presupune deja performanță – ci mai degrabă o bază solidă de înțelegere. Acestea pot include, ca exemple:
Evident, obiectivele de acest tip nu urmăresc perfecțiunea. Scopul este însușirea de către noul angajat a unor cunoștințe esențiale care vor încuraja munca autonomă pe viitor. Este important să îi fie oferit timp de studiu, exemple practice, și mai ales permisiunea de a greși în etapa de învățare.
Un aspect adesea uitat atunci când se definesc așteptările unui angajat nou este comportamentul social și gradul de conectare cu echipa. Chiar dacă pare mai degrabă un aspect informal, capacitatea de a colabora, de a cere ajutor sau de a comunica eficient este un indicator important al integrării.
Puteți formula obiective de colaborare precum:
Obiectivele legate de colaborare au o dublă funcție: îl responsabilizează pe noul coleg, dar și pe ceilalți membri ai echipei. Astfel, aceștia din urmă devin și ei mai conștienți de rolul lor în sprijinirea integrării.
Una dintre cele mai comune așteptări pentru un angajat nou este dezvoltarea unui grad de autonomie. Aceasta ar trebui căpătată suficient de rapid astfel încât să nu fie nevoie de supervizare continuă pentru o perioadă prea lungă. Totuși, într-un mediu sănătos autonomia se câștigă pas cu pas, nu se impune abrupt.
Exemple de obiective realiste pot fi:
Aceste obiective stimulează în primul rând implicarea activă a noului angajat. În același timp, oferă și sentimentul de progres – un element vital pentru moralul unui angajat aflat în perioada de probă.
Un instrument foarte valoros este organizarea unei discuții de feedback la aproximativ 4 – 5 săptămâni de la începerea activității. Sesiunea nu trebuie să fie percepută ca o evaluare, ci ca o „stație intermediară” pentru realiniere și ghidaj.
Discuția ar trebui să includă:
Ar fi util ca această întâlnire să se încheie cu un rezumat scris, trimis ulterior pe e-mail sau prin orice canal de comunicare intern – va ajuta ambele părți în urmărirea progresului.
Așteptările nu se impun, ci se construiesc împreună. Un angajat nou care tocmai s-a alăturat organizației dumneavoastră are nevoie de structură, încredere și sprijin, nu doar de reguli. Dacă reușiți să îi transmiteți că îi oferiți direcție și suport – nu doar cerințe – șansele ca el să se dezvolte și să rămână în firmă pe termen lung cresc considerabil.