Explicăm în acest articol cum funcționează acordarea diurnei de către angajatori salariaților proprii și cine poate beneficia de acest tip de compensație.
Diurna este o compensație financiară acordată angajaților pentru cheltuielile suplimentare și pentru disconfortul pe care ar trebui să le suporte în timpul unei călătorii în interes de serviciu (delegare) sau a unei detașări în afara locului lor obișnuit de muncă. Diurna este de fapt denumirea informală pentru indemnizația de delegare sau indemnizația de detașare.
Aceasta poate acoperi cheltuieli precum mesele, transportul local și alte cheltuieli incidentale pe care salariatul este nevoit să le suporte pe durata deplasării. Valoarea diurnei este stabilită de obicei de angajator, dar cu raportare la prevederile legislației în vigoare. Pentru delegările sau detașările în afara țării, valoarea diurnei poate varia în funcție de destinație.
Ca regulă generală, diurna este calculată în funcție de costul mediu al traiului în zona în care se efectuează călătoria.
Acordarea diurnei se face pe zi calendaristică, atât pentru deplasările efectuate de salariat în interiorul țării, cât și pentru deplasările în străinătate. Cuantumul acestei indemnizații ar trebui stabilit printr-o politică la nivel de angajator, dar în același timp prin raportare la prevederile legislației în vigoare.
În general, este recomandată acordarea diurnei sub formă de sumă forfetară și nu rambursarea cheltuielilor în baza documentelor justificative. Mai exact, acest lucru înseamnă că angajatorul ar trebui să stabilească o sumă fixă pe zi (sau pe altă perioadă) pentru diurnă, indiferent de cheltuielile reale ale angajatului.
Această sumă poate fi specificată în contractul de muncă, în regulamentul intern sau într-o politică separată privind deplasările în interes de serviciu.
Limitele privind acordarea diurnei pentru personalul din instituțiile publice sunt reglementate prin două hotărâri de guvern, astfel:
Angajatorii din mediul privat au obligația să se raporteze la limitele diurnelor stabilite prin cele două hotărâri de mai sus doar în scopuri fiscale. Altfel, aceștia nu trebuie să se încadreze în aceste plafoane pentru acordarea diurnei către salariații proprii. Atât timp cât aplică tratamentul fiscal corect, ei pot plăti angajaților ce sume doresc pentru acoperirea cheltuielilor cu deplasările în scop de serviciu.
Așadar, este important ca angajatorii să fie atenți la aceste limite (explicate mai jos) doar pentru a se asigura că aplică tratamentul fiscal corect indemnizațiilor pe care le plătesc angajaților în fiecare lună.
În primul rând este important de reținut că legislația fiscală în vigoare prevede două plafoane diferite, dar care se aplică “la pachet”. Mai exact, pentru stabilirea valorii până la care diurna reprezintă venit neimpozabil pentru salariat, se aplică următoarele:
Pentru diurna internă (adică diurna pentru deplasări în țară), plafonul maxim neimpozabil la nivelul salariatului și în același timp deductibil (la nivelul impozitului pe profit) este de 57,5 lei pe zi. Acest plafon se aplică începând cu 1 aprilie 2023. Inițial, acest plafon a fost stabilit la valoarea de 50 de lei pe zi.
Pentru diurna externă (adică diurna pentru deplasări în afara țării), plafonul maxim neimpozabil la nivelul salariatului și deductibil (pentru impozit pe profit) este valoarea de 2.5 ori nivelul stabilit pentru angajații din instituțiile publice (conform HG nr. 518/1995). Diurna externă stabilită prin HG nr. 518/1995 pentru personalul din instituțiile publice este specifică pentru fiecare țară în parte. Ca exemplu, pentru multe țări din Europa nivelul diurnei este între 32 și 35 de euro pe zi. Prin urmare, valoarea maximă neimpozabilă pentru deplasări în aceste țări se situează între 80 și 87,5 euro pe zi.
Acest plafon lunar este aplicabil atât pentru diurna internă cât și pentru cea externă. Conform legislației în vigoare, vorbim de un plafon maxim pe lună, de 3 salarii de bază corespunzătoare locului de muncă ocupat de salariat.
Plafonul maxim aplicabil trebuie calculat astfel: se determină plafonul prin raportarea a 3 salarii de bază ale angajatului la numărul de zile lucrătoare din luna respectivă, iar apoi se înmulțește acest rezultat cu numărul de zile petrecute în delegare/detașare într-o altă localitate, fie în țară, fie în străinătate.
Plafon neimpozabil = salariul de bază x 3 / nr. zile lucrătoare din lună x nr de zile pentru care se cuvine diurna
Este important de avut în vedere că nu orice salariat care se deplasează în scop de serviciu poate beneficia de diurnă în sensul legii. Astfel, legislația aplicabilă prevede că diurna se poate acorda salariaților care se deplasează în scop de serviciu în următoarele condiții:
Angajatorii din mediul privat pot alege să acorde salariaților diurne mai mari decât plafoanele neimpozabile, dacă consideră necesar acest lucru. Legislația muncii nu interzice plata de diurne mai mari.
Așadar, acordarea de diurne care să depășească aceste plafoane este posibilă. Însă dacă se depășește plafonul neimpozabil/deductibil stabilit conform legislației fiscale, diferența va trebui considerată venit impozabil de natură salarială.
Astfel, valoarea diurnei care depășește plafonul neimpozabil va trebui taxată la nivelul salariatului ca orice avantaj, similar salariului – i.e., aplicând contribuții sociale (CAS, CASS și CAM) și impozit pe venit.
Dacă sunteți în situația în care vi s-a aplicat reîncadrarea fiscală a diurnelor acordate în trecut salariaților, puteți beneficia de amnistie. Mai precis, puteți beneficia de anularea obligațiilor fiscale stabilite de organele de control ale ANAF (prin decizie de impunere) ca urmare a reîncadrării acestor indemnizații în venituri salariale. Mai multe detalii privind aplicarea acestei amnistii în articolul: Amnistia fiscală privind diurnele – cum se aplică?
